Le travail d’équipe est aujourd’hui au centre des entreprises. L’entente au sein d’une équipe est ainsi ce qui détermine l’efficacité du travail et de fait, la productivité de l’équipe.
Néanmoins, l’entente et la communication entre plusieurs personnes d’une même équipe peut s’avérer défaillante. Effectivement, une étude réalisée en 2017 par Gollum et Forbes a révélé que
86% des managers pensent que l’absence de collaboration et le manque de communication est l’un des problèmes majeurs de leur entreprise.
Alors comment remédier à cette situation ? A l’ère du digital, une solution apparaît évidente: les outils collaboratifs. Ces derniers se définissent comme un ensemble de moyens qui permettent à un groupe de travailler ensemble, de partager l’information via le web en s’affranchissant des contraintes de temps et de lieux. Voici les raisons pour lesquelles les outils collaboratifs sont aujourd’hui indispensables au sein d’une équipe.
Le constat est simple : un sentiment de perdition général
Quelle que soit la nature du travail, l’organisation se révèle être la clé de la réussite. Pourtant, on se rend compte qu’avec le nombre grandissant de projets collaboratifs au sein des entreprises, l’organisation s’avère être une tâche complexe. Comment collaborer efficacement lorsqu’on mène plusieurs projets en parallèle ?
En effet, les membres de l’équipe semblent perdus, ils ne savent plus où donner de la tête.
23% des employés pensent que les mails nuisent à leur productivité et le temps passé à les traiter représenterait 28% du temps total de travail
( source : Les echos)
Il est aussi difficile de suivre les avancements des projets, de savoir qui fait quoi, quelles sont les priorités. C’est ici que les outils collaboratifs entrent en jeu. Ils permettent de mettre en place une trame dans le déroulement du travail, et diminuent l’utilisation des mails. C’est par exemple le cas de Google Drive et de Slack. Les outils collaboratifs structurent le travail.
Une stimulation commune nécessaire
Lorsque le projet est bien organisé, il faut ensuite que la productivité des membres de l’équipe soit optimale. Pour ce faire, rien de tel que le partage d’informations. Le partage permet la stimulation et la collaboration. Il permet d’augmenter sa créativité en trouvant des solutions plus innovantes en s’appuyant sur les idées des autres. La communication est ainsi facilitée (Slack) tout comme l’accès à l’information.
Dès lors, l’outil collaboratif rend son utilisateur plus responsable, plus autonome et l’incite à prendre des initiatives. De cette manière, l’individu en retire une forme de satisfaction personnelle issue de la participation active, il a apporté sa pierre à l’édifice. Les outils collaboratifs participent ainsi à l’augmentation de la productivité d’une entreprise par le biais de la consolidation de la cohésion et de l’interaction au sein d’un équipe mais aussi par une amélioration de l’épanouissement personnel.
Un gain de temps considérable
Afin d’optimiser au maximum cette augmentation de productivité, les outils collaboratifs permettent aussi un gain considérable de temps avec notamment la réduction du nombre de réunions. Le temps au sein d’une équipe est très précieux. Plus généralement,
les réunions peuvent être perçues comme une perte de temps par 23% des employés
(source: Les echos)
L’utilisation d’outils collaboratifs devient alors primordiale.
Ils donnent la possibilité de se voir sans se voir, ils facilitent la communication et le partage des connaissances entre les collaborateurs. Ils donnent des repères et permettent de faire un point sur les avancées de chacun, ce qu’il reste à faire, ce qui a été bien fait ou non. Offrant la possibilité de travailler en simultané sur un même document, l’outil collaboratif peut être considéré comme une alternative crédible à la réunion.
_____________________
Vous l’aurez compris, l’outil collaboratif est devenu un élément central dans l’organisation du travail. Son succès réside dans sa capacité à mutualiser le travail de chaque membre de l’équipe. Grâce aux outils collaboratifs, l’ensemble de l’équipe se sent concerné.
L’outil collaboratif est donc un moyen de :
- structurer le travail et faire circuler l’information
- favoriser la participation et l’engagement
- améliorer la productivité de chaque membre de l’équipe
- améliorer le bien-être de l’équipe
Par exemple pour la gestion de projet, il existe de nombreux outils comme Trello, Wrike ou bien Taskworld. De même pour le partage de documents et la communication avec notamment Google Drive et Slack.
Par sa pluralité, l’outil collaboratif doit devenir pour vous un compagnon de route, un acolyte qui améliore le travail au sein de votre équipe.