HeX Group est une société spécialisée dans le contrôle des environnements ultra-propres (secteurs hospitalier, pharmaceutique, industriel, biotechnologie). Fondée il y a 10 ans, la société compte aujourd’hui une quarantaine de collaborateurs.
A l’origine de l’utilisation d’Aster chez HeX Group se trouve un constat : la réunion est devenue une contrainte, un passage obligé. “A chaque fois on avait les mêmes problématiques, et ça générait des frustrations pour tout le monde, on avait le sentiment d’aller en réunion mais de ne pas forcément être utiles” souligne Tony Wattrelot, Co-fondateur HeX Group. Les problématiques rencontrées tournent autour de l’ordre du jour, des délais et échéances et également du travail en amont de la réunion qui n’est pas forcément réalisé. “On perdait de l’efficacité de façon évidente pour les réunions” ajoute Tony.
Alors, lorsque Tony entend parler d’Aster sur BFM il propose à ses équipes d’essayer la solution.
Redonner un cadre aux réunions
Aster est apparue comme la bonne solution pour remettre la réunion comme un outil au service de l’entreprise. « Il nous fallait un cadre, un logiciel qui nous permette d’être guidés, avec différents points de repères » (Tony). Qui vient à cette réunion ? Quelles actions sont attendues ? Qui participe activement et qui est simplement informé ? Quels sujets doivent être travaillés en amont ? Sous quels délais ?
Aster assure un rôle de fil conducteur, qui permet d’aborder tous les sujets à l’ordre du jour. Les participants peuvent ajouter toutes les informations nécessaires au bon traitement de ces derniers dès la préparation de la réunion.
« Aster donne un cadre avec les points que l’on souhaite aborder de façon générale durant la réunion, et on l’alimente quotidiennement de nos notes »
Tony Wattrelot
Co-fondateur HeX Group
En séance cela permet d’attribuer plus facilement des actions aux différentes personnes. “Au niveau production pendant la réunion, on est bien meilleurs que l’on ne pouvait l’être avant. A l’issue de la réunion on sait qui doit faire quoi”.
Engager les participants
Pour les participants il est désormais très agréable d’avoir à disposition le plan de la réunion, le temps pour chaque sujet, de savoir qui va parler etc… Cela permet d’avoir un schéma très clair et concis de ce qui va se passer.
La prise de note collective permet également de faciliter l’attribution des actions en fin de séance. « C’est quelque chose de très vivant, ce n’est pas une réunion qui est figée dans le temps, c’est une réunion qui va servir à la suivante, etc… » .
« La force d’Aster réside sur la partie collaboration qui démarre dès la préparation de la réunion. En donnant des rôles à chacun en fonction des sujets cela permet d’impliquer davantage les participants »
Marie Charlemagne
Manager marketing et communication chez HeX Group
Résoudre un problème de traçabilité
Avant d’utiliser Aster, les réunions de suivi commercial étaient très longues à préparer et la déperdition d’informations importante. Il y avait beaucoup d’échanges très simples qui avaient lieu en dehors des réunions qui se perdaient et qui ne conduisaient pas toujours à des actions.
« Aujourd’hui je note tout sur Aster. Ma réunion est alimentée chaque jour par mes idées ou encore mes comptes-rendus de visites. Cela me permet, le jour de la réunion, que tous les points à aborder aient déjà été traités au fil du temps, ce qui me fait gagner beaucoup de temps […] parfois jusqu’à une journée de travail »
Florent Longuet
Directeur Commercial HeX Group
La réunion devient rentable pour l’entreprise
Aujourd’hui l’ensemble des équipes d’HeX Group s’accorde pour dire que la réunion est efficace. « La réunion conduit à des résultats. Là où avant la réunion devenait presque accessoire, où l’on retenait une donnée, un élément d’action, aujourd’hui on ressort avec 10 actions et 10 échéances associées. »
La réunion est devenue productive : à nombre égal de réunions et de participants ce qui change est le nombre de décisions et d’actions qui en découlent.
« Les personnes savent pourquoi elles sont là, savent ce qu’elles ont à faire, et donc la réunion produit des résultats et devient rentable pour l’entreprise »
Tony Wattrelot
Co-fondateur HeX Group