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Votre offre d’emploi diffusée et vos entretiens menés, vous avez trouvé celui ou celle qui correspond le mieux à vos attentes ? Place à l’onboarding : il vous faut réussir l’intégration de votre nouveau collaborateur ! Un véritable pari pour tout manager ou DRH : une période d’essai ratée peut vous coûter cher, vous faire perdre du temps et être mal vécue par l’ensemble de vos collaborateurs ! Le risque ? Perturber l’ordre établi. Votre objectif ? Insuffler un souffle nouveau dans l’équipe ! Alors, comment faciliter l’accueil d’un collaborateur récemment embauché ? Réponse tout de suite !

L’onboarding se prépare en amont

Le premier impératif ? Avant d’accueillir le « petit nouveau », préparez son poste de travail ! Avec un poste de travail opérationnel dès l’arrivée dans l’entreprise, le nouveau collaborateur aura l’impression d’être attendu. Faites-lui ensuite visiter les locaux, des bureaux aux différents services en passant par la cantine et la salle de pause. Créez-lui des identifiants et une adresse mail en amont et expliquez-lui comment se connecter, où trouver le matériel qui sera à sa disposition, à quels endroits il peut s’installer pour travailler…

L’astuce ? Préparez un livret d’accueil, qui fera office de Welcome pack. Il devra comporter l’organigramme de votre entreprise, le règlement intérieur, un plan des locaux, quelques mots sur vos valeurs et votre état d’esprit… C’est ce que font, par exemple, Facebook dans un petit livre rouge centré sur les valeurs chères au géant des réseaux sociaux (réactivité, inventivité, rigueur), ou Zappos dans un livret rédigé sous la forme d’une BD !

Reste, maintenant, à évoquer avec votre recrue les missions qui lui sont confiées. Avant le premier jour, il doit être au clair sur son rôle et ses objectifs. Le jour J, donnez-lui de la visibilité sur ses premières semaines dans l’entreprise : il doit avoir quelques rendez-vous de calés, des tâches à effectuer tout de suite et des étapes à remplir pour monter en compétence.

L’intégration, un travail d’équipe

Une bonne intégration passe par une équipe prévenue – et ravie – de l’arrivée d’un petit nouveau. Commencez par un mail pour avertir tout le monde, en amont, puis un mail de bienvenue le jour J, avec le collaborateur fraîchement recruté en copie. Soyez pédagogue, communiquez : précisez le rôle de votre recrue, son profil, ce qu’il peut apporter…

Une fois que votre nouveau collaborateur est en place, présentez-le à tous ceux avec qui il pourrait être amené à interagir. Le cas échéant, faites-le cohabiter avec celui ou celle qu’il remplace. Sinon, nommez un mentor dans l’équipe, histoire de faciliter l’intégration et la transmission des savoirs.

Incitez, enfin, vos collaborateurs déjà en place à donner au nouveau les règles implicites et explicites de fonctionnement de votre entreprise. C’est ce qu’il se passe chez Renault par exemple, avec un petit document distribué aux arrivants, accompagné d’un mot personnalisé.

Une opportunité collective pour l’entreprise

Attention à ne pas négliger l’impact qu’une nouvelle recrue peut avoir sur votre équipe. Les cartes vont être redistribuées, chacun va devoir s’adapter à une nouvelle tête dans l’entreprise. Ce qui peut présenter des risques de tensions voire de discordes ! Afin de les éviter, il est important d’impliquer votre équipe dans les étapes du processus d’intégration. Pensez à l’humain, ménagez les susceptibilités, communiquez un maximum. Montrez que ce recrutement représente une opportunité pour tout le monde. Organisez des moments off-site, des séminaires, des repas d’équipe, pour créer une nouvelle unité ! Tous ces éléments facilitent l’intégration et réduisent le turnover.

Dans son ouvrage The Founder’s Dilemma, Noam Wasserman confirme que des études ont démontré que plus les équipes sont hétérogènes, plus le risque d’interprétations et de conflits personnels est grand. A l’inverse, avoir une équipe d’individus qui se connaissent et partagent une même culture d’entreprise facilite la communication, le développement d’une identité d’entreprise et aide à considérer des points de vue alternatifs sans risque d’éclatement.

Pour réussir l’accueil de votre nouveau collaborateur, ne vous limitez pas à un livret distribué le premier jour. Vérifiez durant les premières semaines que tout le monde se sent bien : le nouveau collaborateur, mais aussi le manager et les membres de son équipe. Cela contribuera à la création d’une dynamique d’équipe. N’hésitez pas à discuter des points de désaccord avant qu’ils ne deviennent des points de blocage !

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