Un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie en réunion. 16 années ! 4 Coupes du Monde, une adolescence, 16 saisons des Feux de l’amour, 11 680 tasses de café…
Un temps qui semble bien long et qui peut expliquer que la réunion soit une pratique qui lasse tant les employés que les employeurs, par l’ennui et l’inutilité qu’elle semble diffuser. Malgré ce fait, 98% des personnes jugent que les réunions sont nécessaires.
A l’opposé, 1/3 des cadres admettent s’être assoupi en réunion (IFOP).
Il existe alors deux solutions : supprimer les réunions, ce que manifestement 98% des personnes ne vont pas apprécier, ou apprendre à mener une réunion afin qu’elle soit dynamique, attractive et surtout utile à l’avancement d’un projet.
Préparation et introduction : différentes méthodes d’animation
Une réunion bien préparée est une réunion réussie 7 fois sur 10. Avant de commencer, il est donc indispensable de préparer soigneusement son intervention. Ensuite le prochain défi est d’introduire correctement la réunion. Pour suivre ce chemin, deux méthodes s’offrent à vous
1- La méthode du TOP (Thème, Objectif, Plan)
Définissez en amont le thème de la réunion, l’objectif et le plan de la réunion.
- Le thème permet de savoir pour chacun quel va être l’objet de la réunion : de quoi va-t-on parler ?
- L’objectif détermine la finalité de la réunion et les décisions et actions qui en découleront : que pouvons-nous attendre de cette réunion ?
- Le plan fixe la trame : quels sont les points principaux qui seront traités et dans quel ordre ?
La méthode du TOP est semblable à une recette de cuisine. Si vous oubliez le sucre, votre gâteau sera raté. Si vous oubliez le thème, le TOP sera aussi raté. En suivant cette recette correctement, votre réunion sera réussie. Dès lors pour poursuivre sur la voie du succès, l’introduction de la réunion doit être rondement menée.
2- La méthode l’icebreaker
Cette méthode constitue un bon moyen de poser les premiers jalons de la réunion. Dans la continuité de la méthode du TOP, l’icebreaker permet de rendre vos réunions plus attractives.
Pour rappel, un icebreaker est une courte période de lancement qui vise à « briser la glace » entre les participants ou entre un groupe et un sujet qui leur est proposé.
Utilisez-le en début de réunion afin de stimuler votre groupe de manière décalée. Il existe divers icebreakers célèbres. On pourra citer celui de la pelote de laine rouge.
Votre équipe forme un cercle. Un des participants offre la pelote à une autre personne, tout en gardant le bout de la pelote et en disant quelque chose à ce participant. Cela peut être une question, une anecdote, un feedback positif concernant la personne ciblée.
Cette méthode est intéressante pour les collaborateurs d’une même société qui ne se connaissent pas tous, mais qui ont eu l’occasion de travailler ensemble. Le message qui en ressort est que tous sont liés, directement ou indirectement. La notion d’appartenance à une équipe ainsi que la collaboration est renforcé ce qui permet de débuter la réunion sur des bases soudées.
L’animation : le poumon de la réunion
Inutile et ennuyant, voici deux adjectifs qui viennent parfois en tête lorsque l’on évoque le terme « réunion ». Pour pallier cela, faites preuve de créativité et d’inventivité. Dans le cadre des lancements de projet, l’animation est la clé de voûte menant à la réussite.
1- Dessine moi le chemin
Faîtes un dessin sur une grande feuille avec un chemin ainsi qu’une cible à atteindre puis affichez cette feuille sur un des murs de la salle de réunion. Demandez ensuite au groupe de compléter le dessin en y ajoutant les différents obstacles qui devront être surmontés, les acteurs qui interviendront ainsi que les grandes étapes. A l’issue de cet exercice, établissez un rapport qui vous permettra d’expliciter le dessin.
Une solution à première vue enfantine, mais qui permet de baliser clairement où on va et qui est très constructive. Elle permet aussi de donner une chance à chacun d’exprimer librement son opinion et les contraintes du projet qui peuvent apparaître. Cela permet d’engager la discussion et de dénouer les nœuds dès le départ du projet.
2- La méthode du futur idéal
La méthode précédente peut aussi s’effectuer différemment. Le but est le même : échanger sur la perception de l’écart entre une situation cible et une situation existante.
Positionnez sur un mur une matérialisation de la cible à atteindre (dessin, phrase écrite, image), demandez à chaque participant de se positionner physiquement par rapport à cette cible, de façon à ce que plus une personne est proche de la cible plus l’écart est minime et inversement. A la fin de cet exercice, chaque membre doit s’exprimer sur ce qu’il manque pour atteindre cette cible en l’inscrivant sur un post-it.
Quelle que soit la méthode choisie, le but est de favoriser l’engagement des membres dès le départ et de définir un objectif commun clair.
Sans une animation dynamique, votre réunion tombe à plat. L’homme a besoin de ses poumons pour respirer. La réunion a besoin du dynamisme pour exister.
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Animer une réunion, c’est la rendre vivante et attirante. De son commencement à sa fin, elle doit accrocher ses participants tout en étant claire et limpide. Rendez-la plus courte, vous gagnerez en efficacité. Une notion importante à connaître : le temps maximum de concentration d’un humain est de 25 minutes. Pensez-vous toujours que l’on puisse réussir avec des réunions de deux heures ?
Par son animation, la réunion doit devenir un plaisir, un plaisir qui n’est réel que lorsqu’il est partagé.